流動員工的增加已經引起了一場強勁的工作區選擇戰略運動。全球企業房地產經理人協會（CoreNet Global）和微軟開展的一項國際調查顯示， 有76%的調查對象在或多或少地使用“彈性工作”方案。這些方案幫助他們吸引并留住尖端人才、維持工作與生活的平衡、增強合作、提高生產率、降低成本，甚至擴大了辦公空間的靈活性。
彈性工作方案涉及公司的資產部、IT和財務部，最終由人力資源部（HR）負責它的推廣和日常管理。因此，對HR來說，了解如何引入和管理流動員工至關重要。既要確保生產率，又要讓所有的員工感覺到在應對潛在挑戰的過程中，在過渡時期，他們始終受到重視和賞識。
如果要發展和雇用流動員工，HR專業人士必須掌握以下10條重要的基本概念：
1. 強化經營計劃，適應多種工作空間環境
為了確保企業內部對彈性工作的主動支持，幫助相關部門更好地應對這一進程，HR應該向關鍵決策人說明實施彈性工作方案節約的硬性成本，如資產投入減少，企業經營顯然將占用更少的資源。同時也應該指出潛在的生產力回報，如鞏固團隊、增強合作、提高士氣、平衡工作與生活、吸引并留住尖端人才等。
2. 處理流動員工帶來的文化沖突
在實施彈性工作方案的過程中，可能會出現各種顧慮，例如流動員工會因為沒有個人工作區而感覺不再被賞識。HR應該馬上行動，依賴現有政策，自上而下地緩和這種焦慮，幫助引導這些特殊的貢獻者和他們的上司。
3. 提前計劃，確保成功
為了確保成功，HR應該制定一個包括戰術與后勤、持續關注最終目標、又為后續調整改進留有空間的計劃。同時，將這一計劃傳達給其他人，向他們表明向流動員工過渡的決定是經過深思熟慮的，并就方案的靈活性進行說明。
4. 與設備管理部門、企業不動產部和IT部門合作
為確保在推行流動員工系統時組織有序，HR應該與設備管理部和企業不動產部密切配合。這些部門應該參與工作區的重新設計，同時應該向所有人明確分配和預留工作區決定的制定過程。IT部門也應該加入進來，以便確定方案對現有基礎設施的影響，應對可能出現的技術挑戰。
5. 適應公司的基礎設施
適應現有的基本設施對任何新的彈性工作方案都至關重要。為了讓HR有機會解決困難，確保自己在決策中有一席之位，明智的選擇是進行試點。試點方案用來鑒別目標員工、創造吸引員工的工作空間、確定適應轉變所需的工具。試點方案為企業大規模的實施做好準備，并證明轉變是否能在計劃的時間內完成。
6. 在保持生產力的同時盡可能提高效率
在向靈活的工作區過渡的過程中，流動員工可能會覺得無法銜接，辦公室人員會覺得被冷落。此時的關鍵是合作，因此HR要確保員工與同事之間的聯絡，讓他們參與項目和會議。要創造一個協作的工作環境還需要一些新的工具，比如幫助流動員工定位工作區從而使其效率最大化的時序軟件。
7. 合并工作空間
合并工作空間的目的是在不增加辦公空間的同時增加人數。實現這一目標的一個辦法就是減少 “我”的空間，增加“我們”的空間。讓員工覺得舒適的開放區營造了一種接納的氛圍，讓他們對流動員工方案的推進自信滿滿。
8. 管理和評價績效
沒有測評就沒有管理，因此，HR要通過試點方案將計劃中的基線數據與實際數據進行比較，跟蹤其中的變化和反應，分析結果。HR也要征求反饋信息以便確定哪些因素在起作用，哪些沒有，哪些方面還需要改進。這些信息讓不比較生產力，而使新的彈性工作方案效率最大化成為可能。
9. 跟蹤空間利用：實際VS計劃
要準確知道哪些地方需要改進，HR必須通過非強制手段，或安全的標志記錄系統檢測空間占用情況，將實際的空間利用率與計劃中的進行比對。這樣做不但有助于發現哪些空間未被充分利用，而且能夠知道其中的原因，幫助HR迅速地發現并解決問題。
10. 跟蹤投資回報率（ROI）
跟蹤新方案的投資回報率（ROI）很關鍵。如果沒有進行最后的ROI計算，流動員工方案的實施、調整、變化跟蹤都毫無意義。懂得這一方案對公司有形無形的改變表明整個轉化值得實施，對參與其中的方方面面產生了積極的影響，說明花費時間和精力在這一過程中是明智的投資。
